Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası
- Giriş
Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası (Politika), Never Before Dış Ticaret Anonim Şirketi (Veri Sorumlusu) tarafından gerçekleştirilmekte olan saklama ve imha faaliyetlerine ilişkin iş ve işlemler konusunda usul ve esasları belirlemek amacıyla hazırlanmıştır.
Veri Sorumlusu, belirlediği misyon, vizyon ve temel ilkeler doğrultusunda; müşterileri, hizmet sağlayıcıları ve diğer üçüncü kişilere ait kişisel verilerin T.C. Anayasası, uluslararası sözleşmeler, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (Kanun) ve diğer ilgili mevzuata uygun olarak işlenmesini ve ilgili kişilerin haklarını etkin bir şekilde kullanmasının sağlanmasını öncelik olarak belirlemiştir.
Kişisel verilerin saklanması ve imhasına ilişkin iş ve işlemler, Kurum tarafından bu doğrultuda hazırlanmış olan Politika’ya uygun olarak gerçekleştirilir. - Kapsam
Müşteriler, kullanıcılar, potansiyel müşteriler, hizmet sağlayıcıları, iş ortakları, çalışanlar ve çalışan adayları ve diğer üçüncü kişilere ait kişisel veriler işbu Politika kapsamında olup Veri Sorumlusunun sahip olduğu ya da Veri Sorumlusu tarafından yönetilen kişisel verilerin işlendiği tüm kayıt ortamları ile kişisel veri işlenmesine yönelik faaliyetlerde bu Politika uygulanır. - Tanımlar
3.1. Alıcı Grubu, veri sorumlusu tarafından kişisel verilerin aktarıldığı gerçek veya tüzel kişi kategorisini,
3.2. Açık Rıza, belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeye dayanan rızayı,
3.3. Anonim Hale Getirme, kişisel verilerin başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesini,
3.4. Elektronik Ortam, kişisel verilerin elektronik aygıtlar ile oluşturulabildiği, okunabildiği, değiştirilebildiği ve yazılabildiği ortamları,
3.5. Elektronik Olmayan Ortam, elektronik ortamların dışında kalan tüm yazılı, basılı, görsel vb. diğer ortamları,
3.6. Hizmet Sağlayıcı, veri sorumlusu ile belirli bir sözleşme çerçevesinde hizmet sağlayan gerçek veya tüzel kişiyi,
3.7. İlgili Kişi, kişisel verisi işlenen gerçek kişiyi,
3.8. İmha, kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesini,
3.9. Kanun, 6698 sayılı Kişisel Verileri Koruma Kanununu,
3.10. Kayıt Ortamı, tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen kişisel verilerin bulunduğu her türlü ortamı,
3.11. Kişisel Veri, kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgiyi,
3.12. Kişisel Veri İşleme Envanteri, veri sorumlularının iş süreçlerine bağlı olarak gerçekleştirmekte oldukları kişisel verileri işleme faaliyetlerini; kişisel verileri işleme amaçları, veri kategorisi, aktarılan alıcı grubu ve veri konusu kişi grubuyla ilişkilendirerek oluşturdukları ve kişisel verilerin işlendikleri amaçlar için gerekli olan azami süreyi, yabancı ülkelere aktarımı öngörülen kişisel verileri ve veri güvenliğine ilişkin alınan tedbirleri açıklayarak detaylandırdıkları envanteri,
3.13. Kişisel Verilerin İşlenmesi, kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, saklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hale getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlemi,
3.14. Özel Nitelikli Kişisel Veri, kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkumiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verilerini,
3.15. Periyodik İmha, Kanunda yer alan kişisel verilerin işlenme şartlarının tamamının ortadan kalkması durumunda kişisel verileri saklama ve imha politikasında belirtilen ve tekrar eden aralıklarla re’sen gerçekleştirilecek silme, yok etme veya anonim hale getirme işlemini,
3.16. Politika, Kişisel Verileri Saklama ve İmha Politikasını,
3.17. Veri Kayıt Sistemi, kişisel verilerin belirli kriterlere göre yapılandırılarak işlendiği kayıt sistemini,
3.18. Veri Sorumlusu, kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasında ve yönetilmesinden sorumlu gerçek veya tüzel kişiyi,
3.19. Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemi, veri sorumlularının Sicile başvuruda ve Sicile ilişkin ilgili diğer işlemlerde kullanacakları, internet üzerinden erişilebilen, Kişisel Verileri Koruma Kurumu tarafından oluşturulan ve yönetilen bilişim sistemini,
3.20. VERBİS, Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemini,
3.21. Yönetmelik, 28 Ekim 2017 tarihli Resmi Gazetede yayımlanan Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik’i
İfade eder. - Sorumluluk
Veri sorumlusu, Politika kapsamında alınmakta olan teknik ve idari tedbirlerin gereği gibi uygulanması, kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesinin önlenmesi, kişisel verilere hukuka aykırı olarak erişilmesinin önlenmesi ve kişisel verilerin hukuka uygun saklanması amacıyla kişisel veri işlenen tüm ortamlarda veri güvenliğini sağlamaya yönelik teknik ve idari tedbirleri almaya yetkilidir. - Kayıt Ortamları
Kişisel veriler, Veri Sorumlusu tarafından aşağıda listelenen ortamlarda hukuka uygun olarak güvenli bir şekilde saklanır.
5.1. Elektronik Ortamlar
Sunucular (yedekleme, e-posta, veritabanı), yazılımlar (ofis yazılımları), kişisel bilgisayar, mobil cihazlar (telefon, tablet), optik diskler (CD, DVD vb.), çıkarılabilir bellekler (USB, Hafıza kartı vb.)
5.2. Elektronik Olmayan Ortamlar
Kağıt, manuel veri kayıt sistemleri (anket formları), yazılı, basılı, görsel ortamlar - Saklama ve İmhaya İlişkin Açıklamalar
Veri sorumlusu tarafından, müşteriler ve hizmet sağlayıcıları olarak ilişkide bulunulan üçüncü kişilere ait kişisel veriler Kanuna uygun olarak saklanır ve imha edilir. Bu kapsamda saklama ve imhaya ilişkin detaylı açıklamalara aşağıda sırasıyla yer verilmiştir.
6.1. Saklamaya ilişkin açıklamalar
Kanunun 3 üncü maddesinde kişisel verilerin işlenmesi kavramı tanımlanmış, 4 üncü maddesinde işlenen kişisel verilerin işlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olması ve ilgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli süre kadar muhafaza edilmesi gerektiği belirtilmiş, 5 ve 6 ncı maddelerinde ise kişisel verilerin işlenme şartları sayılmıştır.
Buna göre, sunduğumuz hizmet çerçevesinde işlenen kişisel veriler, ilgili mevzuatta öngörülen veya işleme amaçlarımıza uygun süre kadar saklanır.
6.1.1. Saklamayı gerektiren hukuki sebepler
24Bottles markalı termosların ithalatı, tedariği, pazarlaması ve satışı kapsamında işlenen kişisel veriler, aşağıda belirtilen mevzuat hükümleri ve hukuki yükümlülükler çerçevesinde, ilgili mevzuatta öngörülen veya işleme amaçları için gerekli olan süreler boyunca saklanmaktadır:
· 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu
KVKK m.5 ve m.6 kapsamında; sözleşmenin kurulması ve ifası, hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi ve veri sorumlusunun meşru menfaatleri
· 6502 sayılı Tüketicinin Korunması Hakkında Kanun
Bir tarafı tüketici olan sözleşmelerde tarafların hak ve yükümlülüklerinin korunması ve uyuşmazlıklarının çözümü amacıyla
· 6098 sayılı Türk Borçlar Kanunu
Sözleşmesel ilişkilerden doğan hak ve yükümlülüklerin ispatı ve uyuşmazlıkların çözümü amacıyla
· 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu
Ticari faaliyetler, ticari defterler ve kayıtların saklanmasına ilişkin yükümlülükler kapsamında
· 213 sayılı Vergi Usul Kanunu
Faturalama, muhasebe ve mali kayıtların saklanmasına ilişkin yasal yükümlülükler kapsamında
· 5651 sayılı İnternet Ortamında Yapılan Yayınların Düzenlenmesi ve Bu Yayınlar Yoluyla İşlenen Suçlarla Mücadele Edilmesi Hakkında Kanun
Erişim, işlem ve kullanıcı log kayıtlarının tutulması ve saklanması yükümlülüğü kapsamında
· 6563 sayılı Elektronik Ticaretin Düzenlenmesi Hakkında Kanun ve ilgili ikincil mevzuat
Ticari elektronik ileti, sistem kayıtları ve işlem güvenliği süreçleri bakımından
Bu kapsamda, erişim ve işlem logları 5651 sayılı Kanun uyarınca saklanmakta; bunun dışındaki kullanıcı, müşteri, yetkili, iletişim ve işlem verileri ise KVKK ve ilgili diğer mevzuat hükümleri çerçevesinde saklanmaktadır.
6.1.2. Saklamayı gerektiren işleme amaçları
Veri sorumlusu, faaliyetleri çerçevesinde işlemekte olduğu kişisel verileri aşağıdaki amaçlar doğrultusunda saklar.
· Faaliyetlerin mevzuata uygun yürütülmesi
· Hukuk işlerinin takibi ve yürütülmesi
· İletişim faaliyetlerinin yürütülmesi
· İş süreçlerinin iyileştirilmesine yönelik önerilerin alınması ve değerlendirilmesi
· Hizmet satış süreçlerinin yürütülmesi
· Saklama ve arşiv faaliyetlerinin yürütülmesi
· Sözleşme süreçlerinin yürütülmesi
· Talep ve şikayetlerin takibi
· Müşteri ve kullanıcı ilişkileri yönetimi süreçlerinin yürütülmesi
· Yetkili kişi, kurum ve kuruluşlara bilgi verilmesi
· Finans ve muhasebe işlemlerinin yürütülmesi
6.2. İmhayı gerektiren sebepler
Kişisel veriler;
· İşlenmesine esas teşkil eden ilgili mevzuat hükümlerinin değiştirilmesi veya ilgası,
· İşlenmesini veya saklanmasını gerektiren amacın ortadan kalkması,
· Kişisel veri işlemenin sadece açık rıza şartına istinaden gerçekleştiği hallerde, ilgili kişinin açık rızasını geri alması,
· Kanunun 11 inci maddesi gereği ilgili kişinin hakları çerçevesinde kişisel verilerinin silinmesi ve yok edilmesine ilişkin yaptığı başvurunun veri sorumlusu tarafından kabul edilmesi,
· Veri sorumlusunun, ilgili kişi tarafından kişisel verilerinin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi talebi ile kendisine yapılan başvuruyu reddetmesi, verdiği cevabı yetersiz bulması ve Kanunda öngörülen süre içinde cevap vermemesi hallerinde; Kurula şikayette bulunması ve bu talebin Kurul tarafından uygun bulunması,
· Kişisel verilerin saklanmasını gerektiren azami sürenin geçmiş olması ve kişisel verileri daha uzun süre saklamayı haklı kılacak herhangi bir şartın mevcut olmaması,
durumlarında, veri sorumlusu tarafından ilgili kişinin talebi üzerine silinir, yok edilir ya da re’sen silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.